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Visualización de datos en Excel: el gran olvidado de la analítica web

Se lee en 3 minutos

Una parte importante que tiene en la analítica digital es la visualización de datos, a día de hoy hay una gran cantidad de opciones de herramientas de visualización: Sweetspot, Tableau y Power BI entre otras, así como las funcionalidades que tienen las herramientas de analítica web como son Workspace en Adobe o Data Studio en Google. Pero, para aquellos que aún no tienen la posibilidad de pagar unas de estas licencias o se encuentra con las limitaciones que tiene Data Studio, hay una herramienta de acceso gratuito, Excel.

Muchas veces, la base de un reporting, desde los datos hasta los gráficos, se encuentra en un simple archivo de Excel. Dentro de esta herramienta existen algunos gráficos que son grandes desconocidos y son de gran utilidad para apoyar la visualización de ciertos datos:

Minigráficos

Los minigráficos son gráficos pequeños, insertados en una celda o combinación de celdas, y sirven para ver de forma rápida la tendencia de los datos. Las opciones de visualización que tienen estos gráficos son: líneas, columnas, ganancias y pérdidas.

Minigráficos en Excel
Minigráficos en Excel

Hay algunas versiones de Excel que no cuentan con esta funcionalidad, pero se puede solucionar con el complemento de Sparklines.

Para un ejemplo en el que queremos mostrar las tendencias de las visitas y páginas vistas mensuales de un site, habría que seleccionar la celda donde se quiere pintar el minigráfico y se abrirá un cuadro para indicar el rango de datos a mostrar:

Cuadro minigráficos Excel
Cuadro minigráficos Excel
Ejemplo minigráficos en Excel
Ejemplo minigráficos en Excel

Funnels

En un proceso en forma de embudo, existen dos formas de visualizar los datos, depende de la versión de Excel:

  • La posibilidad de incluir un gráfico directamente: se encuentra entre las opciones de “Insertar gráfico de cascada, embudo, cotizaciones, superficie, radial“.
Gráfico de Embudo en Excel
Gráfico de Embudo en Excel
  • Para versiones de Excel que no tienen el gráfico anterior, ordenamos los datos de menor a mayor e insertamos un gráfico de barras apiladas. Los datos tienen una fila que sirve para que queden centrados. La fórmula en Excel es la siguiente: =(D$6/2)-(D3/2). Se seleccionan ambas columnas y se pinta, sin relleno, la serie de nombre “oculta”, ¿cómo se hace esto? Seleccionamos la serie que representa los datos de esa columna y, en las opciones del formato de gráfico, lo indicamos.

*D$6 sería el Paso 1 y D3 el valor del paso donde nos encontremos. En este ejemplo las visitas sería la columna D, en D6 se encuentran las visitas del paso 1.

Ejemplo fórmula funnel
Ejemplo fórmula funnel
Ejemplo funnel
Ejemplo funnel
Ejemplo funnel Final
Ejemplo funnel Final

Formatos condicionales

Quizá la funcionalidad más conocida de todas las que exponemos en este post, es que hay varias opciones de formatos condicionales como pueden ser: barras de datos (para poner en contexto cantidades), escalas de color (son muy útiles para mostrar mapas de calor) y conjunto de iconos (para indicar variaciones).

Ejemplo Formato condicional
Ejemplo Formato condicional

El ejemplo que mostramos a continuación muestra las visitas con un formato condicional de barras de datos y la variación mensual con un conjunto de iconos de flechas.

Ejemplo Formato condicional - Barras y flechas
Ejemplo Formato condicional – Barras y flechas

Los formatos condicionales de flechas aparecen, por defecto, indicando (en valor porcentual): flecha hacia arriba, cuando el valor es mayor que 67, la flecha hacia la derecha, cuando el valor es menor que 67 y mayor o igual que 33 y, por debajo de 33, la flecha hacia abajo:

Ejemplo Formato condicional - Flechas - Por defecto
Ejemplo Formato condicional – Flechas – Por defecto

Pero las condiciones se pueden modificar desde la opción de “Administrar reglas”. Seleccionamos la regla a editar y tendremos el menú que se muestra en la imagen. Cabe la posibilidad de cambiar, también, los iconos dependiendo de las necesidades que tengamos de visualización. Para el ejemplo que hemos llevado a cabo, hemos configurado las condiciones indicando que sea de tipo número y que sea mayor que 0 (para que muestre la flecha hacia arriba), mayor o igual o menor o igual que 0 (la flecha hacia la derecha) y si es menor que 0 (la flecha hacia abajo):

Ejemplo Formato condicional - Flechas - Configuración
Ejemplo Formato condicional – Flechas – Configuración

Si os ha parecido interesante este contenido, podéis encontrar información de otras herramientas como Tableau en este post de mi compañero, Sergio Ruiz, o si preferís Power BI podéis ver estos dos post de José León, uno introductorio, y otro algo más avanzado.

¿Y vosotros, qué preferís, el Excel tradicional, la evolución hacia las funcionalidades de las herramientas de analítica o las herramientas de visualización de datos?

¿Qué otras necesidades tenéis y no sois capaces de visualizar en Excel?

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