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OneTrust: instalación y configuración

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Desde hace ya tiempo en este blog hemos hecho mención a la nueva ley europea de protección de datos GDPR (General Data Protection Regulation), o RGPD en español (Reglamento General de Protección de Datos) que entró en vigor el pasado 25 de mayo.

Mi compañera Irene lo adelantaba hace más de un año y, con el tiempo, hemos ido viendo cómo los diferentes tag managers se iban adaptando para hacernos el trabajo más fácil. En este blog hemos recogido algunas de las novedades que fueron presentando herramientas como Adobe en su tag manager Dynamic Tag Manager, Google Tag Manager o Tealium iQ.

Además de las opciones que ofrecen los propios tag managers, existen herramientas externas que pueden ser de ayuda para adaptarse y garantizar el cumplimiento de la nueva ley, se conocen como CMP (Consent Management Platform). Un ejemplo de CMP es OneTrust, de la que hablaremos en este post.

Objetivo

Se trata de una plataforma para la gestión de la privacidad orientado a garantizar el cumplimiento de la RGPD, cuyo objetivo es que las cookies creadas durante la navegación del usuario sean aceptadas explícitamente.

Funcionamiento

Cuando un visitante aterriza por primera vez en una página de la web, se le muestra un faldón con diferentes opciones a aplicar sobre la gestión de las cookies. Lo más común es que permita realizar las siguientes acciones: Aceptar, Cerrar y Modificar.

Por defecto, todas las cookies se consideran aceptadas. Es decir, si el usuario pulsa “Aceptar”, continua navegando o cierra el faldón, estará consintiendo la creación de todas las cookies.

Si por el contrario, el usuario quiere cambiar la configuración, deberá pulsar el enlace o botón habilitado para ello cuyo texto y formato dependerá de cómo se haya configurado y se abrirá un popup donde podrá ver las cookies agrupadas por categorías. El usuario podrá aceptar o rechazar cada categoría en su solo clic y solamente tendrá que guardar los cambios antes de cerrar el popup.

Configuración

El primer paso es crear una cuenta. Para ello, será necesario cubrir y enviar un formulario y, una vez enviado, llegará una confirmación por correo que podrá tardar hasta 48 horas. En el correo de confirmación se incluye un enlace desde donde se completará la creación de la cuenta.

Una vez dentro de la herramienta, se realizará la configuración. En primer lugar es necesario introducir la URL donde instalaremos OneTrust, que se insertará sin subdominio para que cubra todos los subdominios disponibles. Además, dentro de la configuración avanzada, se define el número de páginas a escanear, que por defecto son 1000, lo recomendable es reducirlo para que el escaneo no tarde demasiado tiempo.

Deberá configurarse también el formato del banner que se mostrará a los usuarios, el comportamiento, que enlaces se incluirán, el contenido, los colores, etc. Estos cambios podrán verse en cualquier momento en una vista previa disponible.

Cuando se complete la configuración comenzará el escaneo. Si una vez finalizado no se muestran datos o se produce un error, puede ser debido a las restricciones de la página frente a bots que pueden estar bloqueando OneTrust. Para evitarlo será necesario hacerlas menos restrictivas o quitarlas temporalmente durante el escaneo.

OneTrust Menu
Resultados del escaneado

Si el escaneo se completa exitosamente, las cookies serán clasificadas. Por defecto hay 4 categorías a las que les corresponden los siguientes identificadores:

  •    Cookies necesarias: 1
  •    Cookies de rendimiento: 2
  •    Cookies funcionales: 3
  •    Cookies para marketing: 4

OneTrust clasifica automáticamente las cookies encontradas en sus rastreos, pero no se puede garantizar que cubre el 100% y por eso, las cookies que no se clasifiquen, tendrán que asignarse a una de las categorías manualmente a través de la herramienta.

Para realizar la integración en nuestra página web, será necesario obtener el script a insertar en página dentro del menú “Script Integration”. Dispone de 4 opciones diferentes:

  • Production CDN: puede tardar varias horas en estar disponible pero el banner cargará más rápido.
  • Production Single Location: disponible automáticamente pero el banner puede tardar más tiempo en mostrarse.
  • Download to local: permite descargar el sript para alojarlo junto con la web.
  • Staging/Test: para entornos de desarrollo.

Se incluyen a continuación algunas de las ventajas que ofrece el uso de esta herramienta:

  •  Tiene versión gratuita
  • Disponible en más de 35 idiomas
  • Intuitivo
  • Puede escanear un número ilimitado de páginas
  • Asigna automáticamente las cookies a sus correspondientes categorías
  • Personalizable
  • Ofrece informes detallados

Algunos de sus inconvenientes son:

  • En determinados momentos el escaneo puede llevar mucho tiempo
  • La implementación no es trivial la primera vez

La implementación, por supuesto, dependerá de las herramientas con las que se trabaje, es importante tener en cuenta que el objetivo final de OneTrust es ejecutar durante la navegación del usuario solamente aquello que cree cookies aceptadas previamente, por eso, además de incluir el script de OneTrust, será necesario modificar las condiciones bajo las que se ejecuta todo aquello que depende de la creación y lectura de cookies para que únicamente se creen aquellas que el usuario acepta al comienzo de su navegación.

Y tú, ¿qué medidas has tomado para adaptarte a la RGPD? ¿Te has apoyado en herramientas de terceros?

*Fuente de la imagen: PPC.LAND y Mombricks.com

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