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Consejos para optimizar tu reporting. Rentabiliza tus herramientas

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De la experiencia personal que he adquirido durante mi etapa de analista y también de la convivencia con otros compañeros del campo digital he aprendido que una de las mayores preocupaciones a la hora de planificar las tareas diarias es cómo ser capaces de optimizar el tiempo de manera que seamos lo más productivos posibles y a la vez capaces de aportar valor.

Aclaro a qué me refiero con aportar valor: si consideramos que la analítica es la base de la toma de decisiones de negocio con respecto a procesos y que, por tanto, supone, por sí mismo, un gran valor añadido, la mayor contribución del analista se produce cuando se aporta insights de calidad que surgen a través del estudio riguroso de los datos y de los procesos que le atañen a través de las diferentes herramientas de las que disponemos (web analytics, testing, big data, custumer experience, etc.).

Para disponer de este tiempo tan preciado para el analista, es necesario estructurar, de forma eficiente, el tiempo que dedicamos a la realización de nuestro reporting diario, sobre todo cuando se trata de procesos con productos de ventas directas o de generación de leads donde tu equipo te exige un seguimiento específico y diario del performance de los productos. Con esto me refiero a dar una respuesta rápida y eficaz a las preguntas de, ¿cuántos leads hemos conseguido esta semana?, ¿diferencias respecto al mes pasado?, ¿cuál es el porcentaje por dispositivo de leads generados? o ¿cuál es la previsión que tenemos con respecto a nuestros objetivos a día de hoy?

Otro aspecto del reporting, que puede ser muy laborioso y que nos puede quitar mucho tiempo, son los análisis de email marketing (tan preciados para nuestros responsables de marketing digital), sobre todo cuando manejas muchos productos simultáneamente y requieren informes detallados. Todos coincidimos en que no es muy gratificante ni eficaz tener que redactar nueve e-mails diferentes que detallen datos de aperturas, clicks, conversiones de cada campaña, etc. y, además, obtener valiosos insights sobre todo esto.

Lo que propongo es automatizar informes de calidad previamente diseñados para satisfacer todos los requerimientos y hacerlo de manera que no repercuta sobre tu tiempo establecido para sacar insights sobre los procesos que ayuden a negocio.

Automatización en el seguimiento de datos recurrente

Preferiría ir de menos a más a la hora de hablar de automatización de informes. Comenzaría por una herramienta que, en mi opinión, a pocos analistas que manejan Adobe les gusta. Es más, muchos la rehuyen aunque a la hora de automatizar informes puede ser de gran utilidad si se utiliza adecuadamente. Es cierto que este plugin no es el más intuitivo en cuanto a su interfaz y que muchas veces es lento a la hora de reproducir en la hoja de Excel los datos que extraemos de Adobe. Pero, si somos capaces de conocer los dos o tres comandos principales a la hora de combinar segmentos y los cuatro o cinco comandos que nos permiten pintar la información (un valor acumulado en celda, una tendencia en el tiempo de un segmento, un desglose por fuente de tráfico o por canal), entonces, seremos capaces de crear informes de calidad que se automatizarán a diario clicando un botón.

Es cierto que hay que dedicarle algún tiempo a la elaboración del informe inicial pero, el que dediquemos, será un tiempo que más tarde ahorraremos diariamente a lo hora de responder a las preguntas más cotidianas de negocio. Otra ventaja de utilizar este informe en Excel es que podemos jugar con los datos y darles la forma que deseemos aprovechando la versatilidad de Excel, además de poder incluir elementos como previsiones, funnels dinámicos o añadiendo líneas objetivo que reflejen nuestros KPIs. Os dejo aquí un enlace donde podéis profundizar más sobre el uso de esta herramienta, interesante post de María Sampedro donde sacar ideas para realizar informes jugando con las fechas y granularidades.

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Automatización de plantillas de email marketing a través de Workspace

Cuando se trata de analizar muchos productos a la vez y durante un periodo recurrente de tiempo, Report Builder puede ser una herramienta valiosa para automatizar informes de email marketing. Sobre todo si queremos dar datos concretos como los funnels del producto por CTA, datos de entrada al email (impresiones y clicks), datos de tasa de rebote o datos en tendencia de inicios y finalizaciones del proceso a través del email por horas y dispositivos. Si queréis buenas ideas para mejorar los resultados de vuestras campañas email os aconsejo leer este post de mi compañero, Edgar García, donde encontraréis buenas pautas a la hora de testar, medir y analizar los datos de campañas.

El problema es que el diseño de estos informes, que saldrán en formato Excel, dependen mucho del tracking que hayamos implementado para nuestra campaña ya que, mensualmente, si somos finos con nuestro nombrado, deberíamos ser capaces de diferenciar cada campaña que lancemos con dicha periodicidad (en mi caso) de cada producto. Esto supone que debemos modificar todas las solicitudes que hagamos en Report Builder cada vez que lancemos una campaña de ese mismo producto, lo que se convierte una tarea bastante tediosa y muchas veces ineficiente para nuestro planning de trabajo.

Una buena solución para poder automatizar estos informes que sustituye al plugin de Adobe, es “Workspace”. La capacidad de filtrar por segmentos informes enteros es de gran ayuda para la elaboración de plantillas. La idea es crear una plantilla para cada producto que tengamos donde recogeremos todas las tablas y gráficos que deseemos utilizando los segmentos construidos para cada uno de ellos. Una vez generadas las plantillas, la única tarea a realizar, mes a mes, será filtrar por el segmento asociado a cada campaña que contenga la raíz de la misma (“ema-tarjetas-012017” por poner un ejemplo de un producto llamado tarjetas de enero de este año). A su vez, si queremos sacar datos segmentados por cada CTA que localicemos en el email, tendremos que crear segmentos que contengan la palabra o palabras que definan cada uno “me interesa”, “hazlo ya”, “lo quiero”, etc. Por lo tanto, combinando las plantillas con el segmento que creemos para cada campaña y los segmentos predefinidos para cada botón, podemos automatizar de manera fácil y sencilla informes potentes que nos permitirán liberar una gran cantidad de tiempo y satisfacer las necesidades de analítica con nuestros compañeros de marketing y negocio.

informe

Obviamente, la potencia de una herramienta como Workspace irá desplazando poco a poco a otras como Report Builder. Pero, hasta entonces, si sacamos el máximo provecho a nuestras herramientas, podemos optimizar nuestro tiempo de trabajo mediante la aportación de informes de calidad de manera rápida, sencilla y eficaz.

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