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Automatizando el reporting multifuente con Sweetspot (III)

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Completado el trabajo de configuración de indicadores en la parte I de nuestro ejemplo en Sweetspot y pintado el dashboard en la parte II, pasamos a la última parte donde veremos las distintas formas que tenemos de visualizar nuestro dashboard y, además, las interacciones que puede tener con el usuario.

Página de detalles de los indicadores

En primer lugar, vamos a entrar más al detalle en los paneles y en los gráficos. En estos últimos, clicando sobre el propio nombre del gráfico o tabla accedemos al detalle del mismo. Una vez dentro, veremos en la parte izquierda el propio gráfico y en la parte derecha una tabla con tres pestañas (comentarios, acciones pasadas e información) donde se puede analizar y compartir la información del gráfico entre los usuarios:

  • Comentarios: permiten ver las anotaciones que otros usuarios han realizado sobre el indicador.
  • Acciones pasadas: guardan los comentarios realizados en la pestaña anterior y se pueden revisar filtrándolos por fecha.
  • Información: nos deja añadir una breve explicación del indicador que será especialmente útil en métricas calculadas y que utilizan diferentes fuentes de datos para su obtención. Si añadimos alguna información en un elemento, la tendremos, también, fácilmente accesible desde el propio dashboard a través de un icono de signo de interrogación.
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Control en el rendimiento del dato

En el caso de los KPIs, clicando sobre cada uno de ellos también accedemos a la vista de detalle. Además de tener la misma tabla con los comentarios, acciones pasadas e información, podemos definir los objetivos de negocio que queremos llegar a cumplir. Existen diferentes tipos de objetivos dependiendo de cada necesidad específica: objetivos absolutos, acumulados, de tipo media o recurrentes; y todos ellos se pueden definir con una fecha de inicio y una de final.

Junto con la posibilidad de agregar objetivos, contamos con la posibilidad de poder definir alertas que generarán una notificación a nuestro email en cuanto la condición definida se cumpla. Otra opción interesante en los KPIs es la posibilidad de asignar acciones que afecten al KPI con la fecha en que se produjeron de cara a ver el impacto que ha tenido dicha acción en el rendimiento del indicador. Un ejemplo bastante claro podría ser el de conocer cómo ha impactado una campaña de TV lanzada el día 5 del pasado mes en el número de conversiones.

Interacción entre los usuarios

Además de lo explicado anteriormente, hay otras funcionalidades adicionales como la herramienta Insight Management. Esta herramienta está representada con un icono de bandera y podrá ser usada cuando existan usuarios que hayan sido asignados como analistas en el dashboard. El potencial de esta funcionalidad es enorme y es, sin ningún lugar a dudas, el elemento que diferencia a Sweetspot del resto de herramientas de dashboards existentes en el mercado. Gracias a ella, Sweetspot permite establecer workflows de trabajo entre usuarios mediante la solicitud de acciones y toma de decisiones entre los consumidores de la información y los analistas. Esto, unido a la posibilidad de mencionar a otros usuarios de la plataforma y a la funcionalidad de comentarios, hace que Sweetspot no sea un mero “Excel” en el que reportar datos por el simple hecho de hacerlo, sino que fomenta la toma de acciones y la interacción entre los diferentes usuarios de cara a un objetivo común que debe ser el de mejorar el performance de nuestro equipo/área/empresa.

interacción-usuarios-sweetspot
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En la siguiente imagen podéis ver un ejemplo de la funcionalidad Insight Management donde “Mi Usuario” levanta la bandera en el KPI “CTR” para realizar una consulta al analista del dashboard. Finalmente, el analista le responde su pregunta y “Mi Usuario” le agradece la resolución y baja la bandera.

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Por último, pero no menos importante, tenemos otras opciones como la de poder consultar datos históricos de cada indicador o, incluso, utilizando la opción de Time Machine, volver a visualizar el estado exacto de un dashboard completo en algún momento del pasado.

Por tanto, en nuestro caso hemos añadido información en todos los gráficos y en los KPIs del panel. Además, dentro de los KPIs hemos fijado diferentes objetivos, algunos de los cuales ya han sido alcanzados, otros están en progreso y otros ya han finalizado. También hemos configurado alertas para que Sweetspot nos notifique en caso de que se produzcan ciertos cambios bruscos en alguno de los indicadores y hemos activado el sistema de Insight Management para poder establecer un flujo de comunicación entre diferentes equipos y poder facilitar la coordinación y la toma de decisiones.

¿Cómo accedemos a nuestros datos?

Para finalizar con este caso práctico, comentaremos las diferentes formas que tenemos de consumir nuestro dashboard. Si queremos, solamente, tener la información de un determinado indicador, tenemos la opción de poder exportarla en varios formatos: PPTX, PDF, CSV o PNG. Si lo que realmente queremos es exportar el dashboard completo también lo podemos acceder mediante una descarga inmediata en formato PDF o PPTX o, programar un envío automatizado a una lista de usuarios que recibirán el dashboard a través de sus correos electrónicos. Esto es especialmente útil ya que, sin necesidad de acceder a la plataforma, un usuario puede tener en su inbox cada lunes o cada primero de mes un informe completo y automatizado con todos los indicadores que son claves para él, que habla su mismo “idioma”, y que le exponen lo que ha sucedido durante la semana o mes anterior.

Otra forma de visualizar nuestro dashboard es a través de diferentes dispositivos móviles. Actualmente, además de acceder mediante cualquier navegador del PC, podemos descargarnos la aplicación de Sweetspot desde nuestro dispositivo móvil iOS (iPhone, iPad) o Android. Incluso, podemos acceder a nuestro dashboard desde un reloj inteligente con Android Wear.

sweetspot-tablet
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Conclusión de la tercera parte

Aquí concluimos nuestro caso práctico con Sweetspot. ¿Qué os ha parecido?, ¿os apetece conocer más a fondo la herramienta o hacer más hincapié sobre un aspecto en concreto?

Más info sobre Sweetspot

 

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